De coronacrisis heeft een grote impact op ons dagelijks leven, zo ook op het reisgedrag van medewerkers. Door het thuiswerkadvies is het woon-werkverkeer voor veel medewerkers verandert. Niet meer iedere dag in de auto, trein of op de fiets naar het werk, maar achter je bureau in huis. Vorig jaar besloot het kabinet om de bestaande reiskostenvergoeding onbelast te vergoeden. Deze regeling is verlengd tot 1 oktober 2021. Maar wat is de situatie per 1 oktober? En wat betekent dit voor jou als werkgever?
Als werkgever kun je jouw medewerkers tot 1 oktober 2021 nog de onbelaste vaste reiskostenvergoeding blijven betalen, ook als jouw medewerkers helemaal niet naar kantoor gaan. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen zijn die al vóór 13 maart 2020 door jou werden toegekend. Normaal gesproken is dat tegen de regels. Immers: als er geen reiskosten worden gemaakt, is de vergoeding eigenlijk verkapt loon, waarover dus belasting betaald moet worden. Er zijn echter ook nog steeds medewerkers die wel naar hun werk gaan en daar kosten voor moeten maken. Hierbij kan worden gedacht aan medewerkers die vaste kosten hebben van de eigen auto of private leaseauto die zij eerder gebruikten voor woon-werkverkeer. Bovendien gebruiken veel werkgevers de reiskostenvergoeding om hun thuiswerkende medewerkers te compenseren voor de extra kosten die dat met zich meebrengt, aldus staatssecretaris Hans Vijlbrief in een brief aan de Tweede Kamer.
Wat is de situatie per 1 oktober 2021?
Voorafgaand aan de coronacrisis werd de vaste reiskostenvergoeding voor iedere werkdag onbelast verstrekt indien een medewerker minstens 36 weken of 128 dagen per jaar naar kantoor reisde. Ondanks dat in verband met de coronacrisis (vrijwel) geen reizen meer worden afgelegd, werd vorig jaar dus besloten om de bestaande reiskostenvergoeding onbelast te vergoeden. Vanaf 1 oktober 2021 mag een thuiswerkdag echter niet langer als een reisdag worden aangewezen. Oftewel, er mag dan geen reiskostenvergoeding meer worden betaald over deze thuiswerkdag. Reiskosten zullen dan moeten worden uitbetaald op basis van nacalculatie of declaratie. Je betaalt dan enkel de dagen dat er echt gereisd is tot een maximaal bedrag van €0,19 per kilometer onbelast. In praktijk zal dit ervoor zorgen dat een vaste reiskostenvergoeding voor veel van jouw medewerkers zal vervallen, gezien de huidige omstandigheden en de onduidelijkheid daaromheen.
Reiskosten op nacalculatie
Bij reiskosten op nacalculatie geef je de medewerker iedere maand een vaste reiskostenvergoeding. Na afloop van een bepaalde periode, bijvoorbeeld één maand of één jaar, reken je op nacalculatie af wat de daadwerkelijk gereden kilometers zijn.
Reiskosten declareren
Bij reiskosten op basis van declaratie ontvangt de werknemer een vergoeding nadat deze de gereden kilometers en/of reisdagen heeft geregistreerd en gedeclareerd. Zo ontvangt de medewerker een vaste reiskostenvergoeding per gedeclareerde reisdag.
Wat betekent dit voor jou?
Als gevolg van deze regeling zullen al jouw medewerkers hun ritten moeten bijhouden en registreren. Dit kost echter veel tijd en geld. Stel, het kost een medewerker iedere week ongeveer 15 minuten om de gemaakte ritten bij te houden en te registreren. Iemand die fulltime werkt, werkt gemiddeld 45 weken per jaar. Oftewel, het neemt op jaarbasis gemiddeld 11 uur en 15 minuten in beslag. Laten we zeggen dat het uurloon van jouw medewerker 35 euro bedraagt, al dan niet meer. Dat zou betekenen dat het ieder jaar minimaal 400 euro per medewerker kost. Let op: per medewerker! Stel, jouw organisatie bestaat uit 100 medewerkers. Dan zou jou dit op jaarbasis dus minstens 40.000 euro kosten! Toch niet zo onschuldig als het lijkt.
Eenvoudig reiskosten declareren
Het reisgedrag van jouw medewerkers zal dus in kaart moeten worden gebracht. “Maar hoe kun je dit eenvoudig doen?”, vraag je jezelf af. Er is een oplossing! Wist je dat het voor jouw medewerkers mogelijk is om al hun woon-werkritten en zakelijke reizen direct te declareren vanuit onze app? Dit is hoe gemakkelijk het kan zijn!
Sluit je aan bij Turnn en bied jouw klanten of medewerkers alle reismogelijkheden van Nederland aan in jouw eigen MaaS-app!
